Checklistenverwaltung auf Mobilgeräten



Zugriff und Anmeldung

Um sich anmelden zu können, müssen Sie zunächst die Abonnements für Checklisten und Service im Coresystems Store erwerben. Danach müssen Sie Nutzer zu diesem Abonnement zuweisen. Nun können Sie die Handy-App von Coresystems über den App Store herunterladen. Zum Anmelden geben Sie bitte folgende Zugangsdaten ein:

  • Cloud-Konto
  • Cloud-Nutzer
  • Passwort

Wählen Sie das entsprechende Unternehmen aus und klicken Sie oben rechts auf den Synchronisierbutton mit den Kreispfeilen, um die verfügbaren Daten in die App auf dem gewünschten Gerät zu laden.

Um die Checklisten zu sehen, tippen Sie auf das Checklisten-Modul.


Handy-App verwenden

Die Handy-App ersetzt die einstige Kommunikationsform mit den Technikern, die über Zettel und Dokumente erfolgte, mit einer elektronischen Kommunikationsform, die nun über Mobilgeräte stattfindet. In der App werden Service-Einsätze angezeigt und es können Checklisten, Zeiten, Material und Ausgaben erfasst werden. Außerdem kann der Techniker auf verbundene Kundendaten zugreifen.

Die Daten, die auf dem Mobilgerät erfasst werden, werden in der Cloud gespeichert und sind sofort im ERP-System abrufbar, wo sie weiter verarbeitet werden können.


Checklisten-Instanzen erstellen

Sie haben zwei Möglichkeiten, um eine Checklisten-Instanz zu erstellen.

Über das Checklisten-Modul

  1. Gehen Sie in der Handy-App zum Checklisten-Modul und tippen Sie auf den Erstellbutton (+).
  2. Wählen Sie die verantwortliche Person aus. (Standardmäßig ist der aktuelle ERP-Nutzer angegeben.)
  3. Wählen Sie die Checklistenvorlage aus der Liste aus.
  4. Wählen Sie das Objekt aus der Liste aus. Derzeit werden nur Serviceabrufe unterstützt.
  5. Tippen Sie auf Speichern.

Nun wird der Serviceabruf in der Liste angezeigt. Tippen Sie ihn an und wählen Sie die soeben erstellte Checkliste aus der Liste aus. Über die Techniker-Berechtigungen müsste der Techniker nun einzig und allein sich als verantwortliche Person und den Serviceabruf sehen, für den er eingeteilt wurde.

Über das Serviceabruf-Modul

  1. Gehen Sie zum Serviceabruf-Modul und tippen Sie auf einen Serviceabruf.
  2. Tippen Sie auf den Menübutton mit den drei Punkten und wählen Sie Checkliste erstellen.
  3. Wählen Sie die verantwortliche Person aus. (Wenn nur eine Person verfügbar ist, ist diese bereits eingetragen.)
  4. Wählen Sie die Checklistenvorlage aus der Liste aus.
  5. Tippen Sie auf Speichern.

Nun wird ein Checklisteneintrag zum ausgewählten Serviceabruf angezeigt. Tippen Sie diesen an. Sie werden die Liste der Checklisten (mit den offenen und geschlossenen Checklisten) sehen, die für diesen Serviceabruf zur Verfügung stehen. Wählen Sie in der Liste der geöffneten Checklisten die neu erstellte Checkliste aus.


Checklisten bearbeiten

Nachdem Sie eine Checkliste erstellt haben, öffnen Sie den Serviceabruf (entweder direkt über das Serviceabruf-Modul oder über das Checklisten-Modul). Tippen Sie bei der Auflistung der Checklisten auf den Vorlagennamen. Dies öffnet die Checkliste im Bearbeitungsmodus.

Der Techniker tippt auf ein Kapitel oder Unterkapitel (die auf einem iPad jeweils als neue Seite angezeigt werden) und füllt die Werte für die Elemente aus, die vom Designer hinzugefügt wurden. Wenn eine erforderliche Angabe fehlt, wird das entsprechende Element mit einer gelben Markierung und einem Ausrufezeichen gekennzeichnet.

Element Beschreibung
Kontrollkästchen Wenn Sie ein Kontrollkästchen-Element antippen, wird ein Pop-up-Fenster mit drei Auswahlmöglichkeiten angezeigt: Keine Auswahl, Ja und Nein.
Texteingabe Über Texteingabe-Elemente können Techniker Kommentare hinzufügen oder eine Frage beantworten.
Zahleneingabe Über Zahleneingabe-Elemente können Techniker Zahlenwerte eingeben, die mit den Einschränkungen des Designers übereinstimmen. Wenn beispielsweise als Mindestwert die Zahl 0 und als Höchstwert die Zahl 10 festgelegt wurde, werden nur Zahlen in diesem Zahlenbereich akzeptiert. Wenn ein Techniker auf dieses Element tippt, wird ein numerisches Pop-over-Fenster geöffnet.
Dropdownlisten Dropdown-Elemente zeigen die Werte an, die vom Designer eingegeben wurden, und die Option „Keine Auswahl“. Es kann immer nur eine Option ausgewählt werden.
Status Statuselemente haben festgelegte Werte, von denen der Techniker einen Wert auswählen kann. Beim Antippen des Statuselements wird eine neue Seite mit 2 Feldern geöffnet: Aktion und Kommentar. Wenn der Techniker eine Aktion auswählt, wird das Kommentarfeld zum Pflichtfeld. (Dies gilt nicht bei den Optionen „OK“ und „Kein Wert“.) Wenn die Option „Ersatzteile benötigt“ ausgewählt wird, wird ein drittes Feld namens „Ersatzteile“ zur Seite hinzugefügt. Mit der Auswahl des Felds „Ersatzteile“ öffnet sich eine neue Seite. Hier kann der Techniker die Artikelliste durchsuchen und die Artikel auswählen, die er austauschen muss. Er kann auch die Anzahl der Artikel ändern.
Datum/Uhrzeit Über Datum-/Uhrzeit-Elemente können Techniker das Datum oder/und die Uhrzeit hinzufügen – je nachdem, was der Designer für die Vorlage festgelegt hat. Wenn Sie auf den orangefarbenen Button tippen, wird das aktuelle Datum oder/und die aktuelle Uhrzeit ausgefüllt. Die Datum-/Uhrzeit-Elemente können auch festgelegte Werte enthalten, die vom Designer hinzugefügt wurden.
Auswahlelemente Auswahlelemente können unabhängig oder in Verbindung mit anderen Auswahlelementen stehen. Wenn Sie auf ein Auswahlelement tippen, öffnet sich ein Pop-over-Fenster mit Daten, die dem Typ entsprechen. Beispielsweise zeigt eine Artikelauswahl eine Liste mit Artikeln an, während eine Adressauswahl eine Liste mit Adressen anzeigt. Es werden auch umgekehrte Auswahlbeziehungen unterstützt. Wenn der Techniker z. B. zunächst die Adresse in der Adressauswahl auswählt, die mit der Geschäftspartnerauswahl verbunden ist, zeigt die Geschäftspartnerauswahl nur die Geschäftspartner an, die mit der ausgewählten Adresse übereinstimmen. Außerdem gilt, wenn der Geschäftspartner mit einer Artikelauswahl verknüpft ist, wird die Liste der verfügbaren Artikel nur die Artikel anzeigen, für die der Geschäftspartner als Lieferant gilt. Die Beziehungen der Auswahlelemente werden in der Coresystems-Anwendung festgelegt. Um den Wert eines Auswahlelements zu löschen, tippen Sie auf das Auswahlelement und wählen Sie dann oben links im Pop-over-Fenster „Löschen“ aus. Wenn Sie den Wert in einem Auswahlelement löschen, der mit einem anderen Auswahlelement verbunden ist, wird der Wert des verbundenen Auswahlelements ebenfalls automatisch entfernt.
Bilder Bildelemente zeigen das Bild, das vom Designer hinzugefügt wurde.
Serien Serienelemente werden als Zeile mit einem Plus-Button angezeigt. Wenn der Techniker auf den Plus-Button klickt, kann er beliebig viele Serieninstanzen erstellen. Die Serie kann eine Beschreibung enthalten und jede Beschreibung kann aktualisiert werden, wenn der Techniker die Werte für die Elemente in der Serie angibt. Um ein Serienelement abzurufen, tippen Sie einfach auf die Serieninstanzzeile, nachdem diese erstellt wurde. Nachdem die Inhalte in der Serie bearbeitet wurden, tippen Sie auf den Zurück-Button, um zur Ansicht vom Bild zurückzukehren.
Labels Labelelemente erfordern keine Aktion vonseiten des Technikers. Sie können verwendet werden, um Titel oder statischen Text hinzuzufügen, und sind schreibgeschützt.
Tabellen Tabellenelemente sind eine Kombination aus anderen Elementtypen, die entsprechend des jeweiligen Elementtyps funktionieren.
Aktionsübersicht Die Aktionsübersicht bietet einen kurzen Überblick über die Statusinformationen der überprüften Maschinen, die nicht OK sind.
Checklistensprache ändern Um die Sprache der Checkliste zu ändern, tippen Sie einfach auf den Button des Sprachcodes. Daraufhin öffnet sich ein Pop-over-Fenster und zeigt die Sprachen an, in die der Designer die Vorlage übersetzte. Wählen Sie eine Sprache aus, indem Sie diese antippen.
Checklistenversion ändern Um die Checklistenversion zu ändern, muss der Techniker auf den Button der Versionsnummer tippen. Daraufhin öffnet sich ein Pop-over-Fenster mit den Versionen, die für die Checkliste verfügbar sind. Auf dem iPad können Sie keine neuen Versionen erstellen, sondern nur die erstellten Checklisten ansehen.

Bilder hinzufügen/entfernen

Bilder hinzufügen

Folgendermaßen können Sie Bilder zu Elementen hinzufügen:

  1. Tippen Sie im Navigationsmenü auf den Kamera-Button. Der Kamera-Button wird blau aufleuchten. Außerdem wird ein Kamerasymbol rechts neben jedem Element angezeigt.
  2. Tippen Sie beim Bildsymbol auf die Elementzeile, zu der Sie ein Bild hinzufügen möchten. Sie befinden sich jetzt im Modus der Anhangbearbeitung.
  3. Tippen Sie auf den Button Foto hinzufügen. Es wird ein Pop-over-Fenster angezeigt, über das Sie Bilder von Ihrer Kamera, Ihren Fotoalben oder anderen Fotoordnern auf Ihrem Gerät hinzufügen können. Sie können auch ein neues Foto erstellen, indem Sie im Pop-over-Fenster oben rechts auf den Kamera-Button tippen.
  4. Nachdem Sie ein Bild hinzugefügt haben, wird es im Vorschaufenster angezeigt. Sie können einen Namen für das Bild eingeben.
  5. Tippen Sie auf Speichern. Sie werden zur vorherigen Seite weitergeleitet. Auf der rechten Seite der Elementzeile, wo vorher ein graues Kamerasymbol war, erscheint nun ein kleines Vorschausymbol.

Bilder entfernen

Um ein Bild zu entfernen, das an ein Element angehangen ist, tippen Sie auf den X-Button auf dem Bildsymbol.


Weitere Checklistenfunktionen

Löschen

Sie können Checklisten löschen, die noch nicht mit der Cloud synchronisiert wurden (d. h. die geöffnet oder gesperrt sind). Um eine Checkliste zu löschen, tippen Sie auf den Menübutton mit den drei Punkten und wählen Sie Löschen aus. Tippen Sie im nächsten Bestätigungsfenster auf Ja.

Werte zurücksetzen

Sie können die Werte auf die Ausgangswerte zurücksetzen. Tippen Sie hierfür auf den Menübutton mit den drei Punkten und wählen Sie Reset values/Werte zurücksetzen aus. Tippen Sie im nächsten Bestätigungsfenster auf Ja.

Anhänge

Sie können die Anhänge ansehen, die zu einer Checkliste hinzugefügt wurden. Tippen Sie hierfür auf den Menübutton mit den drei Punkten und wählen Sie Attachments/Anhänge aus. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem alle Anhänge dieser Checkliste angezeigt werden.

Wenn Sie auf Ihrem iPad ein Programm zur Bildbearbeitung installiert haben, können Sie die Anhänge direkt über diese Seite öffnen. Ansonsten erhalten Sie die Fehlernachricht, dass keine Anwendung zum Öffnen der Bilder gefunden wurde.

Checkliste sperren

Nachdem der Techniker die Bearbeitung der Checkliste abgeschlossen hat, muss er sie sperren, um sie mit der Cloud synchronisieren zu können.

Hierfür gibt es zwei Buttons: Ein Button im Menü mit den drei Punkten und ein Button unten links auf der Seite der Checkliste.

ACHTUNG: Geöffnete Checklisten können nicht mit der Cloud synchronisiert werden!

Checkliste sperren

Wenn Sie eine Checkliste sperren, die leere Pflichtfelder enthält, erscheint ein Pop-up-Fenster mit dem Hinweis, dass einige erforderliche Felder noch nicht ausgefüllt wurden. Sie können die Checkliste trotzdem sperren, müssen jedoch angeben, aus welchem Grund diese Felder noch leer sind.

Checkliste freigeben

Um eine gesperrte Checkliste freizugeben, tippen Sie im Menü mit den drei Punkten oder unten links auf der Seite der Checkliste auf Checkliste bearbeiten.